電話対応は社会人として避けて通れない業務の1つですが、苦手意識を持つ人も少なくありません。
電話対応が苦手な人には共通する理由があり、ケースに合わせた方法を実践することが必要です。
対処法を実践してもうまくいかない場合は、ストレスなく働けるように環境を変えることも視野に入れたほうがよいでしょう。
この記事では電話対応が苦手な理由と対処法を解説し、後半ではストレスなく働く方法をご紹介します。
電話対応への苦手意識・緊張・不安を解消・克服する方法！
電話対応は相手の顔色が見えず情報量が少ないため、苦手意識を持つ人は珍しくありません。
電話をする際の準備や基本の話し方を押さえることで、不安を解消できる場合があります。
ここでは、電話対応への不安を解消するための方法をご紹介します。
利き手と逆で電話を取る
電話を受ける際は利き手でメモがとれるように、反対側で受話器を持つのが基本です。
受話器をとってそのままメモをとれるように、電話機を利き手と反対側に置くとスムーズに対応できるでしょう。
メモできるものを常に手元に置いておく
電話対応では相手の氏名や伝言を筆記する必要があるため、メモやペンを常に手元に置きます。
デスクのない場所でも電話を受けられるように、ペンとポケットサイズのメモ帳は常に携帯するとよいです。
会社名・部署・名前は最初に伝える
電話を受ける際は会社名とともに、自分の所属部署と名前を最初に伝えるとよいでしょう。
企業によっては所属部署別に電話番号が用意されているケースが多いので、スムーズにやり取りできます。
基本情報がわかれば相手側にとってもストレスなく会話ができるので、聞き取りのミスや内容のすれ違いを防ぐことも可能です。
電話対応のマニュアルを作る
電話対応の文言や敬語に不安がある人は、マニュアルを作り手元に置きながら会話しましょう。
言葉を考える手間が省けて会話に集中できるので、聞き漏らし防止にも繋がります。
基本的なやりとりをを反復するうちに自然と正しい言葉遣いを身につけられることも、マニュアルを作るメリットの1つです。
電話対応が上手な人の真似をする
普段から電話対応が上手な人の話し方を観察し、真似するように心がけるのもおすすめです。
電話対応が上手な人が行っているやりとりや工夫をメモし、マニュアルにするのもよいでしょう。
真似をするときは恥ずかしがらずに、堂々と反復するのがコツです。
電話対応が苦手な理由をはっきりさせる
電話対応が苦手な理由は人それぞれなので、自分なりの苦手な理由を明確にしましょう。
理由が明確になれば対処方法を見つけやすく、事前に準備できることもあります。
目に見えない相手とのコミュニケーションに不安を覚える場合はロールプレイ方式で練習するなど、苦手意識を克服する努力をしてみるとよいかもしれません。
電話対応を苦手と感じてしまう理由・悩み
電話対応を苦手と感じる理由はさまざまで、悩みによっては練習を重ねての解決が可能です。
しかし自分なりに努力しても、電話対応が上達しないと悩む人も少なくありません。
ここでは、電話対応を苦手と感じてしまう理由や悩みをご紹介します。
話している内容を周りの同僚・上司に聞かれるので緊張する
話している内容を、周りの人に聞かれるので緊張することが理由です。
話し方を指摘されるのではとの不安を抱えたまま電話対応をすると、緊張してしまいます。
新人のうちは教育のため上司が聞き耳を立てることがありますが、その後も一言一句細かに指摘されるケースはほとんどありません。
最初は不安に感じても、慣れるまでの辛抱だと思い数週間は電話対応を続けてみましょう。
クレームの電話だと対応が難しい
クレームの電話を受ける場合は、相手が怒っていて普段よりも対応が難しいものです。
通話になった段階で怒りが頂点に達している場合が多いので、まずは謝罪し相手の気持ちが落ち着くまで話してもらいましょう。
さらなる不信感を生まない対応には経験が必要なので、最初のうちは先輩に電話を取り継ぎ言い回しや進行を手本にするのも方法の1つです。
相手の話を上手く聞き取れない・理解できない
電話応対の際に相手の話をうまく聞き取れない、あるいは理解できないことで苦手意識をもつケースもあります。
相手の声が聞き取りにくい場合は、「申し訳ございませんが、電話口が遠いようです。要件をもう一度伺ってもよろしいですか」と伝えてみましょう。
相手の話が理解できない場合は、担当者あるいは部署に電話をつなぐほうがトラブル回避に繋がると考えられます。
電話応対ばかりが気になって、自分の業務に集中できない
電話応対が苦手なあまり、かかってくることに不安を覚え自分の業務に集中できない人もいるようです。
電話がかかってくる頻度が高い職場では、その対応によって業務が細切れになり効率が下がるケースも考えられます。
電話が集中する時間帯が明確な職場の場合は、ほかの業務を行うタイミングを調整することも方法の1つです。
要件を上手くまとめられない
相手側の要件を上手くまとめられないため、電話対応を苦手とする人も珍しくありません。
前述した相手の話をうまく聞き取れない・理解できない場合と同様、疑問点は質問し相手の要件を確認する作業が必要です。
二重チェックは相手にとっても伝え間違い防止に繋がるので、積極的に行いましょう。
電話相手に気を遣ってしまう
電話相手に気を遣い疲れてしまうため、電話対応を苦手と感じるケースです。
電話では基本の言い回しができれば相手に不快感を与えずに済むので、慣れるまでは基本の挨拶や素直な謝罪を心がけましょう。
すぐに言葉が出てこなくてテンパる
電話対応中にすぐに言葉が出てこなくて、テンパることも苦手意識を強くする原因です。
基本的な文言だけでもマニュアルに記しておくと、いざというときの助けになります。
自分の話を遮られたり、担当業務以外の質問をされたりと対応に苦慮する場合は、先輩や上司に助けを求めましょう。
ビジネス特有の言い回しがわからない
ビジネス特有の言い回しがわからず、電話対応を苦手と感じてしまうケースです。
社員研修の資料や新入社員向けのビジネスマナーの書類などを読み、基本の電話応対を覚えるだけでも効果があります。
あえて誰にでもわかるような表現を使うことで相手にとって親切な場合もあるので、先方の反応を見ながら使い分けてもいいでしょう。
最低限覚えておきたいビジネスマナーは、コチラで詳しくご紹介しています。
電話対応が嫌で仕事を辞めたいほどのストレス・苦痛となったら
対処法を実行しても電話対応が苦痛な場合、ストレスの元となる原因を根本から見直し環境を整えることが必要です。
ここでは、電話対応が嫌で仕事を辞めたいほどストレスを抱えている場合の対処法をご紹介します。
担当・部署を移動させてもらう
担当や部署を移動させてもらい、電話対応を極力しないという方法です。
直属の上司や人事部に、相談してみるとよいでしょう。
移動することで苦手な電話対応から離れるとほかの仕事に集中でき、業務に楽しさを見い出す可能性が高まります。
電話対応のない仕事に転職する
電話対応のない仕事に転職し、ストレスを軽減するという方法があります。
別の領域で能力を発揮できれば、収入アップも見込めそうです。
事務のような内勤職では電話対応が多いと考えられるので、専門的なスキルを求められる仕事や作業員、外勤職から仕事を探すとよいでしょう。
退職代行サービスを利用する
どうしても電話対応が嫌な場合、退職代行サービスを利用して即日仕事を辞めることも方法の1つです。
自分で退職を申し出ると、引き止められてスムーズに仕事を辞められないケースがあります。
退職代行サービスを利用すると会社に出向くことなく仕事を辞められるので労力を省け、次の就職先を考える時間に当てることも可能です。
退職代行サービスについては、次章で詳しく説明します。
退職代行サービスを使ってストレスなく仕事を辞めよう！
退職代行サービスに馴染みがない人にとっては、利用のハードルが高いかもしれません。
ここでは退職代行サービスについて説明するので、内容やメリットを理解して活用を検討しましょう。
退職代行サービスとは？
退職代行サービスとは、本人の代わりに辞職の意思表示を行う業者のことです。
自分が会社に出向いて話し合いすることなく仕事を辞められるので、退職のハードルが低く、近年は利用する人が増えているようです。
退職代行サービスのメリット
退職代行サービスのメリットは、利用したその日に即日会社を辞めることが可能な点です。
引き継ぎを行うことなく仕事を辞められるため、ストレスを最小限に退職できます。
また、代行業者によっては仕事を辞めたあとのアフターサポートもついておりスムーズに転職したい人におすすめです。
【人気】おすすめの退職代行サービス
退職代行サービスにはさまざまな会社があるので、安心かつ自分に合った会社を調べて確実に退職できるように準備しましょう。
ここでは、人気でオススメの退職代行サービスを5つご紹介します。
当サイトおすすめ退職代行Jobs
退職代行Jobsは、弁護士監修かつ労働組合のサポートつきで正確で安全に仕事を辞めることのできるサービスです。
専門家がサポートしてくれるので、法律に違反する恐れがなく安全に仕事を辞めることができます。
会社への出社や自分からの連絡は必要なく、ストレスを受ける心配もありません。
利用料は追加料金なしで現金でのあと払いも可能なため、お金の不安がある人でも安心して利用できます。
今すぐ確実に仕事を辞めたい人は、LINEや電話で相談してみるのがおすすめです。
退職代行TORIKESHI
退職代行TORIKESHIでは、シンプルなステップとわかりやすい料金設定で仕事を辞められます。
退職の打ち合わせから実際に仕事を辞めるまでの間の職場への連絡は全てスタッフにお願いできるので、会社の人と顔を合わせる必要はありません。
利用料は一律税込み25,000円で追加料金は一切かからないほか、万が一仕事を辞められなかった場合は全額返金保証金があるので金銭的にも安心です。
初回の相談は24時間対応のLINEで行えるので、今すぐに仕事を辞めたい人は気軽に相談してみてください。
退職代行ガーディアン
退職代行ガーディアンは、2018年の離職者数724万人の実績を誇るサービスで即日退職が可能です。
労働組合法人が行うサービスで違法の心配なく確実に退職を目指せることもあり、仕事を辞められなかったケースは今までに一件もありません。
貸与物や退職届の提出は全て郵送でできるので、会社に出向いて気まずい雰囲気になることも避けられます。
相談した当日から出社する必要がなくなるので、仕事が嫌で今すぐ解放されたい人におすすめです。
わたしNEXT
わたしNEXTは日本初の女性向け退職代行で、さまざまな悩みに考慮した手厚いサポートを受けることができます。
退職における有休消化や給与の支払いなどの要望を気軽に相談でき、会社とのやりとりは全て任せられるので後悔のない退職が可能です。
口コミサイトランキング1位を維持していることや、友達紹介率ナンバーワンの実績があり安心して任せることができます。
公式ホームページには利用者の声を掲載しているので、さまざまなケースを参考にできそうです。
退職代行コンシェルジュ
退職代行コンシェルジュは仕事を辞めるまでの流れのほかに、その後の生活におけるさまざまな不安にも寄り添うサービスです。
仕事を辞めてからの金銭面や引越し、転職活動など悩みに応じて必要なサービスを受けられるので退職後も安心して生活できます。
社会保険給付金サポートでは、次の仕事が見つかるまでの各種手当金や給付金受給に関する支援を受けられるのも魅力です。
退職代行だけに留まらず幅広いサポートが用意されているので、転職するまでの生活に不安のある人は一度相談してみましょう。
まとめ
この記事では、電話対応が苦手な人向けに以下について解説しました。
- 電話対応の苦手意識を克服する方法
- 電話対応を苦手と感じてしまう理由
- 電話対応が嫌で仕事を辞めたいほど苦痛な場合の対処法
- 退職代行サービスとは何か
- おすすめの退職代行サービスを紹介
電話対応の苦手意識をなくすためには、不安な理由を理解し会話に集中する環境を整えることが重要です。
それでも電話対応が苦痛な場合は、退職代行サービスを利用して仕事を辞めるのも方法の1つです。
自分に合ったやり方で、今よりも快適に働けるように工夫していきましょう。
